Planeación de la Capacidad para las Operaciones de Bienes y Servicios

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Introducción


Sin importar a qué ramo o sector pertenezcan, todas las organizaciones cuentan con recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros. En su conjunto, estos recursos son aprovechados para realizar las actividades propias de la empresa y, en consecuencia, lograr sus objetivos.

Cuando en el contexto de las operaciones de producción y servicio nos referimos a la capacidad, estamos aludiendo a la cantidad y categoría o tipo de recursos con los que se pretende operar para satisfacer en tiempo y forma los requerimientos del mercado objetivo.

En algún momento, tanto los empresarios como los administradores de una organización se preguntan cómo determinar la capacidad de recursos necesarios; y la respuesta a la interrogante conlleva dimensiones subjetivas y objetivas, por lo que se deben utilizar métodos tanto cuantitativos como cualitativos.

En la medida en que se planea el desarrollo y crecimiento de la empresa, la determinación de la capacidad es una decisión que necesariamente tiene implicaciones y repercusiones a corto y largo plazos.


(s. a.) (s. f.). Instalaciones de fábrica [fotografía]. Tomada de https://www.maxpixel.net/Boxes-Factory-Capitalism-Mass-Consumption-Warehouse-947425



El estudio de este tema te permitirá:

Identificar los recursos, métodos y herramientas a considerar en la planeación de la capacidad para cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa.

Concepto de capacidad de operaciones: instalada, aprovechada y ociosa


fábrica de máquinas de café.


(s. a.) (2013). Cadena de producción de máquinas de café [fotografía]. Tomada de https://www.flickr.com/photos/monmarcom/9312502963



Las preguntas anteriores, entre muchas otras similares, nos permiten adentrarnos en el concepto de capacidad de operaciones.


definición de capacidad.

A partir del criterio anterior, la capacidad presenta las siguientes modalidades:




1. Instalada. El 100 % de los recursos con los que cuenta una organización.

2. Ocupada. Parte de la capacidad instalada que está siendo ocupada en los fines para los que se pensó.

3. Ociosa. Parte de la capacidad instalada que no está siendo ocupada, pero se encuentra en buenas condiciones de uso.

4. Real. Resulta de restarle a la capacidad instalada la capacidad que se encuentra inhabilitada (en el caso de los equipos, por reparación o mantenimiento; y en el caso de la mano de obra, ausencias por enfermedad, periodo vacacional, etc.). Es la capacidad que está en condiciones de utilizarse o aprovecharse.


La capacidad de los recursos se mide en función de su tipo:

 a) Capacidad de maquinaria y equipo = unidades/tiempo

 b) Capacidad de almacenamiento = unidades/m2

 c) Capacidad de mano de obra = unidades/tiempo

 d) Capacidad de distribución = unidades/ m2

 e) Capacidad de almacenamiento de datos = cantidad de bytes y sus múltiplos (KB, MB, GB, etcétera)

 f) Capacidad hotelera = número de habitaciones

 g) Capacidad restaurantera = número de comensales/mesas-sillas

 h) Capacidad de transporte = número de asientos


El conocimiento de la capacidad instalada nos permite —además de saber si podemos o no satisfacer las necesidades de nuestros clientes— realizar la planeación y programación de la producción; adoptar ciertas políticas de inventario tanto de materias primas como de producto terminado; establecer el programa de mantenimiento de instalaciones de maquinaria y equipo; planear y programar vacaciones de los trabajadores; identificar necesidades de contratación de personal eventual; aplicar inversiones/cambios o actualización de tecnología, etcétera.

Cálculo de capacidad con base en mano de obra



(s.a.) (2003). Ensamblaje de máquinas de café [fotografía]. Tomada de https://www.flickr.com/photos/monmarcom/9312516089



Para determinar con mayor precisión la capacidad de mano de obra, se deberán llevar a cabo ciertos estudios, por ejemplo, un análisis de tiempos y movimientos, los cuales nos permitirán establecer tiempos estándares que se utilizarán como objetivos de cumplimiento (puede haber variaciones que serán aceptables siempre y cuando no excedan ciertos límites tanto superiores como inferiores).

A fin de cumplir con los estándares, es necesario establecer —a la par de otro tipo de medidas— programas de capacitación que contribuyan a “igualar” la eficiencia de todos y cada uno de los trabajadores.

Así como las capacidades físicas, materiales y tecnológicas con que cuenta una organización sufren deficiencias en algún momento, la capacidad de mano de obra se puede ver afectada por enfermedades de los trabajadores o de sus familiares, conflictos laborales o personales, desmotivación por falta de incentivos emocionales y materiales, etc. . Por esto, al planear deberemos considerar la posibilidad de tener un “excedente” de capacidad disponible, fija o temporal, sin que tal excedente derive en capacidad ociosa.

Asimismo, el cálculo de la mano de obra está relacionado con el grado de automatización del proceso de producción, variaciones en el comportamiento de la producción, grado de especialización requerida, y otros tantos factores por demás importantes. Todo ello convierte este cálculo en un proceso complejo que deberá considerar múltiples variables, puesto que va más allá de una simple multiplicación.

Cálculo de la capacidad con base en la maquinaria


pruebas al sistema eléctrico de máquinas de café.


(s. a.) (2003). Pruebas de control de calidad a máquinas de café [fotografía]. Tomada de https://www.flickr.com/photos/monmarcom/9315316608/in/photostream/


A simple vista pareciera que se trata únicamente de solicitarle al proveedor que nos cotice una máquina y que en la descripción incluya el número de unidades que es capaz de transformar o producir en determinado tiempo. Sin embargo, esto es algo más complicado.

La capacidad de una máquina, en un primer momento, al igual que todos los recursos de la producción, está relacionada con el volumen que se requiere producir, bien se trate de abastecer sobre el concepto de justo a tiempo o para generar inventarios de producto terminado. El cálculo de la capacidad de una máquina también está vinculado con la velocidad a la que produce. Esto último resulta muy importante porque, si todas las máquinas que se ocupan en todo el proceso trabajan a la misma velocidad, no pasaría nada, existiría una sincronía perfecta en el sistema; empero esto sucede pocas veces, y cuando no es así, la situación deriva en cuellos de botella y, por ende, en altos inventarios de producción en proceso.

En ocasiones, la capacidad de una máquina tiene relación con el tamaño de las instalaciones o capacidad física del sistema. Una máquina que, gracias a su velocidad, produce grandes volúmenes en poco tiempo, puede tener un tamaño inadecuado y, entonces, será necesaria la adaptación, lo que tendrá como consecuencia una mayor erogación.


Cálculo de la capacidad con base en las instalaciones


vista aérea de planta de fabricación de máquinas de café.


(s. a.) (2018). Instalaciones de planta de fabricación de máquinas de café [fotografía]. Tomada de https://www.flickr.com/photos/monmarcom/27294656227/in/photostream/

El tamaño de las instalaciones se refiere a la cantidad de metros cuadrados (m2) con que cuenta una empresa, sea de servicios o transformación. En el caso de una empresa productora o transformadora, se debe considerar durante la planeación el espacio donde se instalarán la maquinaria y el equipo, así como las áreas de almacenamiento, carga, descarga, mantenimiento y estacionamiento, además de las de tránsito para vehículos o equipos de transporte.

En esta perspectiva, el cálculo de la capacidad también incluye las distancias que, como medidas de seguridad tanto para los trabajadores como para los equipos y maquinaria, deben existir entre los centros de trabajo, respetando los lineamientos o reglamentaciones que apliquen al respecto.

Existen algunos factores que condicionan el tamaño o capacidad de las instalaciones y constituyen todo un proyecto de inversión. Como ejemplos de los condicionantes, están la disponibilidad de recursos financieros, políticas económicas, leyes y reglamentos, restricciones tecnológicas y disponibilidad de materias primas. De esta última, y como ejemplo de afectación en la capacidad de las instalaciones, tenemos el caso del almacén, cuyas dimensiones pueden depender de la escasez, que a su vez obligará a que las compras deban hacerse por cantidades superiores.

Ahora bien, los factores determinantes de la capacidad de las instalaciones son, en un primer momento, el tamaño del proyecto y su relación con la demanda, los proveedores de suministros e insumos, el financiamiento necesario para operar, la organización y la tecnología y equipo.

Aplicación de métodos de pronóstico a la planeación de la capacidad


lupa enfocando diferentes tipos de gráficas.


(s. a.) (s. f.). Pronóstico de ventas [ilustración]. Tomada de https://www.maxpixel.net/Growth-Report-Chart-Analyst-Company-Graph-3068300


interrogantes que surgen durante la planeación de la capacidad.

Éstas y probablemente otras muchas preguntas surgen cuando se está en la etapa de planeación de la capacidad. El punto de partida para resolverlas suele ser la elaboración de pronósticos para estimar la demanda de bienes o servicios y, en función de esta demanda, se determinará la cantidad de recursos necesarios para producir.

Para la administración de la producción y operaciones, el pronóstico de ventas es el primero que se elabora, y de él dependerán los pronósticos de operaciones, como materias primas necesarias, horas mano de obra, horas máquina, etcétera.

El proceso suele ser así: el departamento de ventas estima la demanda y de dicha estimación deriva el pronóstico de ventas, el cual se puede ver modificado por el área de operaciones con base en las políticas de inventario de producto terminado y disponibilidad de recursos para la producción.


La elaboración de pronósticos abarca tres horizontes de tiempo.


Horizonte de tiempo Factor de pronóstico Algunas unidades de pronóstico
Largo plazo (años) • Nuevas instalaciones
• Capacidad de instalaciones
• Presupuesto de capital
• Nuevas líneas de producto
• Metros
• Kilos
• Horas
Mediano plazo (meses) • Capacidades por departamento
• Cantidad de mano de obra
• Grupos de productos
• Compras e inventarios
• Clientes
• Volúmenes
• Espacios
• Galones
• Pesos
• Dólares
Corto plazo (semanas) • Capacidades de maquinaria y equipo
• Perfil específico de mano de obra
• Recursos financieros operación diaria
• Existencias inmediatas de materias primas y materiales

Tabla 1. Horizonte de tiempo para la elaboración de pronósticos


Los métodos de pronósticos se clasifican como cualitativos y cuantitativos. Es recomendable que, para establecer un pronóstico que contribuya a reducir en mayor grado la incertidumbre, se combinen métodos; aunque siempre debemos estar conscientes de que las variables tanto internas como externas pueden modificarse en cualquier momento.

Métodos cualitativos


Estos métodos se basan en la opinión, experiencia y conocimiento del mercado de quienes participan en su elaboración. No se ocupa la estadística ni modelos matemáticos; se asume que pueden mantenerse estables ciertas variables o factores, y que en función de esto se cumplirá el pronóstico. La intuición es un factor determinante cuando se utilizan estos métodos, por lo que se dice que son subjetivos.


Métodos cuantitativos


Los métodos cuantitativos son modelos matemáticos basados en registros de datos históricos. Para estos modelos, los hechos pasados son relevantes para lo que sucederá en el futuro.

Los métodos cuantitativos no garantizan el cumplimiento del pronóstico per se; aun cuando se trata del uso de las matemáticas, impera el comportamiento de las variables controlables y no controlables. De hecho, en la práctica los pronósticos suelen utilizarse para fijar objetivos de desempeño; y para su consecución se establecen las estrategias o acciones que contribuyan a su logro, o bien, que reduzcan la posibilidad de fracaso.



Planeación de la capacidad a corto plazo


almacén donde se organizan las máquinas de café en sus embalajes antes de ser distribuidas.


(s. a.) (2013). Centro de distribución [fotografía]. Tomada de https://www.flickr.com/photos/monmarcom/9312546665/in/photostream/

Ante la variación de la demanda solemos buscar soluciones si se incrementa, pero es necesario pensar también cuando decrece. En el primer caso, es posible contratar los servicios de otras empresas (lo que se conoce como maquila) y más personal, y compraremos mayor cantidad de materias primas. En el segundo caso, la opción es brindar servicio de maquila con nuestra capacidad excedente, no con la intención de generar utilidades, sino para recuperar costos.

En ambas circunstancias, no es tan sencillo como parece. Las cuestiones son diversas: ¿la empresa que nos dará el servicio de maquila cuenta con los recursos de producción, proceso de fabricación, costo y calidad adecuados para nuestra organización?, ¿contamos con los recursos financieros necesarios para incrementar el volumen de compra?, ¿el personal eventual será productivo en la misma medida que el personal fijo?, ¿cuánto puede beneficiar a nuestro costo el fabricar para otras empresas?, ¿estamos preparados técnicamente para lo que el contratante requiere?

Estas interrogantes suelen ser parte de la planeación de mediano o largo plazo: se firman contratos de maquila, se analizan las condiciones técnicas de los proveedores para seleccionar al que mejor convenga, se elaboran presupuestos, entre otras tantas acciones.

¿Pero qué hacer cuando se presentan variaciones por contingencias económicas, sociales, medioambientales, o de cualquier otra índole que afecten a la demanda en el corto plazo? Existen teorías y métodos como los que se explican a continuación, que nos pueden ayudar a resolver estos cuestionamientos en el corto plazo.

Teoría de restricciones (TOC)


línea de montaje de autos.


(s. a.) (2011). Línea de montaje [fotografía]. Tomada de https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Geely_assembly_line_in_Beilun,_Ningbo.JPG

Recordemos que, desde la perspectiva de la teoría general de sistemas (TGS), las operaciones de una organización se desarrollan con la participación de todas y cada una de las áreas funcionales, afectándose de manera mutua, positiva o negativamente. En consecuencia, si alguno de los recursos, procesos, participantes de la cadena de suministro, o cualquier otro factor involucrado en la operación no responde en calidad y cantidad requeridas, puede afectar al sistema de tal forma que podría dejar de cumplir con sus objetivos.

Cuando en este tema, al igual que en el párrafo anterior, citamos el término cantidad, aludimos a la capacidad disponible —en unidades de producción— con que cuenta el sistema productivo en instalaciones físicas, maquinaria, equipo y mano de obra. Y cuando mencionamos “cualquier otro factor”, de entre otros tantos, nos podemos estar refiriendo a la parte administrativa, que fija las políticas de operación de la empresa. Tanto la capacidad en sus diferentes acepciones, así como las políticas de operación, pueden derivar en restricciones del sistema.

En 1984, Eliyahu M. Goldratt escribió la novela La meta. Un proceso de mejora continua (lectura obligada para los estudiosos de la administración), donde expone la teoría de las restricciones (TOC, por sus siglas en inglés), la cual considera y trata a las organizaciones de manera sistémica y unificada, y al igual que la TGS, toma en cuenta todas las variables del entorno donde se desempeña la organización.

La TOC es un conjunto de métodos y conceptos utilizados para administrar de mejor manera las operaciones de producción en particular y las de la organización en general. Estos métodos permiten interpretar aquellas restricciones o situaciones que están ocasionando la ineficiencia del sistema, y su aplicación contribuye al mejoramiento de este último.

No está por demás decir que las restricciones del sistema, aparte de la capacidad insuficiente y las políticas de operación, pueden ser también restricciones de mercado. Es decir, cuando la demanda sea menor a la capacidad de producción, tendremos demasiado producto en inventarios de producto terminado; o cuando el surtimiento de materias primas para la producción por parte de nuestros proveedores no sea suficientemente eficiente, se detendrá la producción. Esto incrementará los costos, por ejemplo, el de arrancar, el de mano de obra ociosa, el retraso en la entrega a los clientes, etcétera.

Otro tipo de restricciones del sistema es el comportamiento o conducta de los trabajadores.

Metodología de la TOC:



1. Buscar e identificar la restricción que presenta el sistema.

2. Decidir la manera de aprovecharla o hacerla eficiente.

3. Subordinar el ritmo del sistema a la restricción.

4. Aumentar la capacidad de la restricción.

5. Volver al paso 1.

Algunos indicadores de la TOC:



Throughput (T). Velocidad a la cual una organización genera dinero a través de las ventas. Dicho de otro modo, es la rotación de inventarios: entre más rápido tengamos que “reponer” los inventarios —materia prima y producto terminado— estamos produciendo rápido, pues estamos vendiendo igualmente aquello que fabricamos.

Inventario. Dinero que el sistema ha utilizado en artículos o productos que planea vender. Este indicador no considera el costo de la mano de obra directa ni de los gastos indirectos, únicamente toma en cuenta el costo de la materia prima directa. Su premisa es que existe una fuerte relación positiva entre el monto pagado y las cantidades consumidas de materias para la producción.

Gastos de operación. Es todo el dinero que el sistema gasta en transformar todos los inventarios en throughput. Es decir, lo que se gasta en ventas —publicidad, promociones, distribución, etc.— y administración —gestión de cobranza, pago a proveedores, diseño de políticas crediticias, etcétera.

Cuellos de botella


cuello de botella.


(s. a.) (s. f.). Cuello de botella [ilustración]. Tomada de https://thenounproject.com/search/?q=bottleneck&i=1360984

En la producción, el concepto cuello de botella se utiliza como analogía para referirse a la parte de un proceso cuya capacidad es menor que su demanda. El cuello de botella es una restricción del sistema que marca el ritmo de la producción; y cuando se determina en dónde se encuentra, todas las decisiones en búsqueda de la eficiencia y la productividad se supeditan al mismo. Habiéndose resuelto y basándonos en la filosofía de mejora continua, habrá que iniciar nuevamente el proceso que indica la metodología de la TOC para detectar otro u otros cuellos de botella, e igualmente resolverlos.


Actividad 1. La capacidad instalada

La capacidad instalada es el potencial de producción o volumen máximo de producción que una empresa en particular puede lograr durante un periodo de tiempo determinado, tomando en cuenta todos los recursos que tienen disponibles, sea la maquinaria, instalaciones, recursos humanos, etcétera.

Las empresas constantemente están buscando aumentar su capacidad instalada para satisfacer la creciente demanda con base en los diferentes recursos que tienen a su alcance.

Es momento de que identifiques la estrategia que utilizan las empresas para aumentar su capacidad instalada.

Actividad 2. El pronóstico de la capacidad

Para determinar la capacidad que satisfaga en tiempo y forma al mercado objetivo, se requiere de la utilización de métodos de pronóstico cualitativos y cuantitativos.


Autoevaluación. Determinación de la capacidad

En este tema has revisado el concepto de capacidad en la administración de operaciones, así como los métodos tanto cualitativos como cuantitativos para determinarla. Es momento que los identifiques.

Fuentes de información

Básicas

Bibliografía

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Documentos electrónicos

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Complementarias

Mit-Mut Virtual Business Coaching. (20 de mayo de 2016).). Aprovechamiento de los activos fijos o capacidad instalada [Archivo de video]. Consultado de https://youtu.be/CsOX1ta3Qhs




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